履歴書・職務経歴書　|　2018年3月19日

これで人事の印象アップ！？履歴書の正しい提出方法まとめ

この記事を書いた人

コンサルタント

高野 翼

東京のTV番組制作会社、インターネットメディアといったマスコミ業界で研鑽を積む。その後、東北へのUターンをきっかけに人材紹介業へキャリアチェンジ。「心から満足できる出会い」を提供するため日々奮闘している。趣味は野球、サッカー。

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履歴書が完成した安心からか、雑に提出してしまったという人も多いのではないでしょうか。

どんなに丁寧に履歴書を作成したとしても、完成後の提出方法がおざなりになってしまうと企業からの印象は悪くなってしまいます。

提出方法で、採用不採用が決まるわけではありませんが、ビジネスマンとして「常識はわきまえている」とアピールしたいところです。

手渡し、郵送、メールなど、履歴書の提出方法はさまざまですが、それぞれにルールやマナーがあります。

今回は履歴書提出時に見落としがちなポイントや、必要なアイテムなどを紹介します。

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1.郵送する場合

歴書の郵送を指定する企業は多く存在します。

失敗しないように封筒の選び方から、添え状、宛名の書き方をマスターしましょう。

封筒は白の「角形A4」か「角2号」がベスト

ほとんどの履歴書がB5かA4サイズです。

まずは、二つ折り状態の履歴書が入る「角形A4」か「角2号サイズ」の封筒を用意しましょう。

茶封筒もありますが、ビジネスでの使用はマナー違反です。

必ず白封筒を選びましょう。

添え状を忘れずに

履歴書を郵送で送る場合は、添え状を付けましょう。

添え状とは、簡単なあいさつ文を記載して履歴書と同封する文書のことです。

必須ではありませんが、用意した方が印象は良くなります。

基本的な書き方は以下の通りです。

右上の日付には、履歴書の作成日ではなく、送付年月日を記入します。
宛名が部署名のときは、「様」ではなく「御中」を使いましょう。

時候の挨拶と送付の旨を伝えるだけでも問題はありませんが、簡単な自己PRも書き添えておくとアピールするためのツールとしても活用できるのでおすすめです。

封筒表面と裏面の書き方

履歴書を入れる封筒は大きいので、見やすさを考えて黒のフェルトペンで宛名を書きましょう。

郵便番号を記入したら、縦書きで右から順番に以下の通りに記入します。

  • 企業の住所
  • 企業名
  • 担当部署・宛名
  • 書き終えたら、左下に赤字で「履歴書在中」と記して、四角で囲います。
    面倒だという方には、すでに「履歴書在中」と印字されているタイプの封筒がおすすめです。

裏面は左下に以下の情報を記載します。

  • 郵便番号
  • 住所
  • 氏名

住所は都道府県名を省略しないように気を付けましょう。

郵便局で手続きを

郵送の場合、ポストに投函してもOKですが、郵便局で手続きした方が確実です。

特に、締め切りが迫っている場合は、速達の利用をおすすめします。

また、郵便料金は封筒の大きさや重さによって変わります。
「料金不足で、自宅に履歴書が戻ってきてしまった」というケースもよく耳にするので、郵便局できっちり計ってもらいましょう。

確実に届けるために書留郵便で送る人もいますが、採用担当者の手を煩わせることになるので避けましょう。
どうしても不安な人は、書留郵便で送った後に企業の採用担当者に送付した旨を伝えるといいでしょう。

2.手渡しの場合

応募先企業で履歴書を手渡しするときにも、郵送時と同様、白封筒を使います。

クリアファイルを用意

履歴書を手渡しするときには、履歴書が曲がらないようなクリアファイルに入れて提出しましょう。

色付きのクリアファイルはNGです。

封筒表面と裏面の書き方

手渡しする場合には、表面に宛名を書く必要はありません。

ただし、「履歴書在中」の表記は必要です。
封筒に印字されていない場合は赤ペンで書き加えて、四角で囲みましょう。

裏面の左下に提出日、郵便番号と住所、氏名を縦書きで記入します。

面接会場に履歴書を持参する場合、その場で開かれることもあるので、糊付けは不要です。

相手が読みやすい渡し方を心がける

履歴書を採用担当者に提出する際はまず、履歴書をクリアファイルごと出します。
そして、クリアファイルを封筒の上に重ね、担当者から見て履歴書が正面に来るように向きを変えて提出します。

渡す際は「よろしくお願いいたします」の一言を忘れてはいけません。

採用担当者ではなく受付に提出する場合は、中身を出す必要はありません。
この場合も、必ず相手が読みやすい向きに変えて渡しましょう。

履歴書と一緒に添え状を入れておくと、より丁寧な印象になります。

3.Eメールで送信する場合

最近は、Eメールで履歴書を提出するのが一般的になりつつあります。

封筒や添え状は不要ですが、Eメールならではのマナーがあるのでしっかりチェックしましょう。

エクセル、ワード、もしくはスキャンデータを送る

履歴書をEメールで送るときは、ワードやエクセルで作成したもの、または手書きのものをスキャンして送る2つの方法があります。

ただし、スキャン画像での提出は基本的にはあまりおすすめしません。
企業から画像で提出するように指示がある場合、もしくは画像の提出を承諾してもらった場合のみにしましょう。

リスクを考えると、エクセルまたは、ワードの方が無難です。

ファイル名や拡張子に気を付ける

エクセルやワード送る際は、企業が確実にファイルを開けるようにファイルの拡張子を「.doc」や「.xls」にしておくと良いでしょう。

また、保存ファイル名は「自分の名前+日付」にするのがマナーです。
企業が定型フォーマットを用意していることもあるので、事前に確認も忘れずに。

パスワードの設定を

個人情報漏洩を防ぐため、電子ファイルにはパスワードロックをかけるのが一般的になりつつあります。

添付送信する履歴書にもパスワードをかけておくと「情報管理能力がある」と考えてもらえる可能性もありますが、必須ではありません。

メールの書き方

電子メールを送信するときは、必ず件名と本文を入れましょう。

件名欄は端的に「履歴書等送付の件　+　氏名」とだけ記します。

郵送時の添え状と文面は似ていますが、Eメールでは時候の挨拶や拝啓・敬具は不要です。
メールは送信日時が残るので、日付を入れる必要もありません。

ただし、メールでも自己PRを添えた方が好印象です。

履歴書にパスワードロックをかける際には、履歴書を送るメールと、パスワードを知らせるメールを別にして送りましょう。

4.まとめ

履歴書の提出にはさまざまなルールがあり、最初は慣れずに時間がかかることもありますが、慣れれば当たり前にできるようになります。

履歴書の作成は、採用担当者の手に渡って初めて完了といえます。

気を抜かずに、最後まで正しいマナーを意識しましょう。

 

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